Mianem korespondencji handlowej określa się wszelkiego rodzaju pisma, jakie wymieniane są pomiędzy podmiotami gospodarczymi, z których jeden jest dostawcą, a drugi – odbiorcą. Korespondencja handlowa obejmuje dwie grupy pism:
1-dokumenty typowe dla różnych transakcji kupna-sprzedaży, z których znaczna część sporządzana jest na powszechnie obowiązujących formularzach;
2-dokumenty indywidualne dla poszczególnych transakcji, sporządzane z reguły na blankietach listowych.
Do typowych pism handlowych zalicz się:
– zapytanie o ofertę
– ofertę
– zamówienie
– potwierdzenie przyjęcia zmówienia
– zawiadomienie o wysyłce
– dokumenty sprzedaży: fakturę VAT lub rachunek uproszczony
– reklamację
Ta lista nie wyczerpuje, oczywiście, wszystkich dokumentów, jakie mogą wystąpić w poszczególnych transakcjach. Nie oznacza ona również, że każdy z wymienionych dokumentów występuje w każdej transakcji.
ZAPYTANIE O OFERTĘ
Zapytanie o ofertę to pismo sporządza zwykle potencjalny odbiorca w sytuacji, kiedy posiada niepełne informacje o produkcie. Informacje te mogą pochodzić z takich źródeł jak: reklama, wystawy, katalogi i inne. W piśmie tym należy przekazać krótką informację na temat rodzaju działalności, jaką prowadzi podmiot składający zapytanie o ofertę.
OFERTA
Oferta to rodzaj pisma, w którym zamieszcza się szereg szczegółowych informacji na temat produktów, ich cen, warunków dostaw, ewentualnych upustów i warunków zapłaty. Oferta może zawierać obok tekstu, rysunki, schematy, zdjęcia. Może być uzupełniona próbkami czy wzorami. Oferta wysyła się w odpowiedzi na zapytanie o ofertę, bądź też jako samoistne pismo kierowane do jednego lub wielu potencjalnych odbiorców. Oferty można podzielić na adresowe (na ofercie znajduje się adres odbiorcy) i bezadresowe ( na ofercie nie ma adresu odbiorcy i wtedy może ona być wysłana do wszystkich potencjalnych klientów).
ZAMÓWIENIE
Zamówienie to pismo sporządzane z reguły, na specjalnym druku przez odbiorcę towaru. Powszechne stosowanie druków ułatwia wypełnienie zamówienia. Zamówienie może być także złożone na druku opracowanym przez dostawce i wysłane razem z oferta. Mimo szerokiego stosowania gotowych druków zamówień, w praktyce stosuje się także zamówienia na blankiecie listowym.
POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZAMOWIENIA
Dostawca produktu, po otrzymaniu zamówienia, potwierdza fakt przyjęcia go do realizacji. To potwierdzenie jest w zasadzie jednoznaczne z tym, że pomiędzy odbiorcą a dostawcą zawarta została umowa kupna-sprzedaży, na mocy której dostawca zobowiązuje się do terminowego dostarczenia produktu, a odbiorca do zapłacenia ceny za dostarczony produkt. Potwierdzenie przyjęcia zamówienia może być sporządzone na specjalnym druku bądź tez może mieć postać pisma na blankiecie listowym. Druk potwierdzenia przyjęcia zamówienia to odwrotna strona druku zamówienia stosowanego w Polsce od wielu lat.
ZAWIADOMNIENIE O WYSYŁCE
W niektórych sytuacjach odbiorca jest zainteresowany uzyskaniem informacji o dokładnym terminie dostawy towaru. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, np. towarów przestrzennych, których magazynowanie wymaga dużej powierzchni magazynowej. W takich sytuacjach dostawca wysyła, z reguły, na specjalnym druku lub tez faksem, krótka informacje o terminie dostarczenia towarów. Informacja ta to tzw. awizo, w którym podaje się datę nadania przesyłki i rodzaj środka transportu.
DOKUMETY ZWIĄZANE ZE SPRZEDAŻĄ
Sprzedaż towaru dokumentowana jest przez sprzedającego:
– fakturą VAT
– rachunkiem
Wymienione wyżej dokumenty pozwalają na dokonanie rozliczeń miedzy odbiorcą i dostawcą. Dokumenty te są również podstawa do ustalenia zobowiązań podatkowych. Dokumenty sprzedaży w dużych przedsiębiorstwach wystawiane są na podstawie dowodu ?WZ? lub ?specyfikacji wysyłki?. Ta ostatnia jest często dokumentem towarzyszącym dostawie towarów i zawiera informacje na temat nazwy towaru, jego ilości i ceny.
Wystawienie faktury VAT lub rachunku zależy od tego, czy przedsiębiorstwo dokonujące sprzedaży jest podatnikiem podatku od towarów i usług nie korzystającym ze zwolnienia od podatku, czy tez korzysta ze zwolnienia. Rachunkiem mogą być dokumentowane tylko te transakcje kupna ? sprzedaży, w których sprzedający jest podatnikiem podatku od towarów i usług korzystającym ze zwolnień. Pozostali podatnicy wydaja fakturę VAT.
REKLAMACJA
Reklamacja, to czynność podejmowana w sytuacji, gdy ilość otrzymywanych towarów czy materiałów jest niezgodna z ilością określona w zamówieniu bądź też produkty posiadają wady jakościowe. Reklamacji towarzyszy pismo sporządzone na blankiecie listowym.
