Dokumenty pracowników gromadzi kadrowa
Zadaniem kadrowej pozostaje najczęściej:
- sporządzanie umów o pracę oraz oświadczeń o ich rozwiązaniu,
- wypełnianie świadectw pracy,
- obliczanie wymiaru urlopu,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
- prowadzenie akt osobowych pracowników, w których powinny znaleźć się wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych uzależnionych od ogólnego lub zakładowego stażu pracy, uprawnień związanych z rodzicielstwem i in.
W konsekwencji więc kadrowa faktycznie odpowiada za to, by uprawnienia pracowników były realizowane.
Teczka akt osobowych
Przykładowy układ teczki akt osobowych pracownika
Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika należy ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Część A akt osobowych pracownika
Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
Imię i nazwisko ……………………………………………………………………………..
Dział / Funkcja ………………………………………………………………………………
Część B akt osobowych pracownika
Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz zatrudnienia
Imię i nazwisko…………………………………………………………………………………
Dział / Funkcja …………………………………………………………………………………
Część C akt osobowych pracownika
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Imię i nazwisko ………………………………………………………………………………………….
Dział / Funkcja …………………………………………………………………………………………..
CZĘŚĆ A akt osobowych pracownika
Dokumenty
1. Kwestionariusz osobowy pracownika oraz niezbędna ilość fotografii.
2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty, które potwierdzają okresy zatrudnienia pracownika, obejmujące okresy pracy, które przypadały w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.
3. Dokumenty, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe pracownika, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa,dyplomy zaświadczenia o ukończeniu kursów oraz szkoleń).
4. Świadectwo ukończenia gimnazjum, gdy jest to osoba ubiegająca się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.
5. Orzeczenie lekarskie, które potwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
6. Inne dokumenty. W sytuacji, gdy obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Akta osobowe pracownika powinny również zawierać dokumenty, które wymagane są przez inne przepisy, np. pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych.
CZĘŚĆ B akt osobowych pracownika
Dokumenty
1. Umowa o pracę. Pracodawca powinien sporządzić umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.
2. Zakres obowiązków pracownika, gdy pracodawca dodatkowo w tej formie określił jego zadania, które wynikają z umowy o pracę.
3. Potwierdzenia pracownika na piśmie, że zapoznał się z treścią regulaminu pracy, informacją o której mowa w art. 29 § 3 k.p., przepisami i zasadami dotyczącymi BHP oraz z zakresem informacji, które objęte są tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla omówionego z pracownikiem rodzaju pracy, obwieszczeniem o którym mowa w art. 150 k.p.
4. Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP.
5. Oświadczenie pracownika, który jest rodzicem lub opiekunem dziecka, które nie ukończyło 4 lat, o zamiarze korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem.
6. Dokumenty, które dotyczą powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.
7. Dokumenty, które związane są z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.
8. Oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.
9. Dokumenty, które związane są z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymiarze kary porządkowej.
10. Pisma, które dotyczą udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.
11. Dokumenty, które związane są z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku, który określony jest w art. 1867 k.p.
12. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.
13. Umowę o zakazie konkurencji, gdy strony zawarły taka umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
14. Wnioski pracownika, które dotyczą ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego skróconego tygodnia pracy (art. 143k.p.) oraz stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.).
15. Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopie informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
16. Korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy, które wymagają współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami, które konsultują sprawy ze stosunku pracy.
17. Kopia zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny.
Pracodawca (podobnie jak w części A) także w cześć B dokumentacji pracowniczej może gromadzić dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale powinny być potrzebne do dokumentacji pewnych zdarzeń, które mają miejsce w czasie zatrudnienia pracownika (mogą to być kserokopię zgłoszenia do ZUS (ZUS ZUA) oraz innych dokumentów zgłoszeniowych, które będą wysłane do ZUS, wnioski o urlop wypoczynkowy).
Wynagrodzenie pracownika wypłacane jest zwykle na konto, jednak pracodawca powinien uzyskać na to zgodę pracownika na piśmie, a także odebrać stosowne upoważnienie (art. 86 § 3 Kodeksu pracy).
Pracownik powinien również dla celów, które są związane z obliczaniem miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych lub ewentualnie dla stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze służbowego stosunku pracy lub umowy o pracę – złożyć oświadczenie o upoważnieniu płatnika do obliczenia podwyższonych kosztów uzyskania przychodów . Oświadczenie też powinno się znaleźć w aktach osobowych pracownika dla celów dowodowych.
Pracodawca ma także obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.
Ponadto, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, to ten fakt także powinien być ( kserokopia) odnotowany w aktach osobowych pracownika.
CZĘŚĆ C akt osobowych pracownika
Dokumenty
1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
2. Dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy.
3. Dokumenty, które związane są z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejno następujących po sobie terminowych umów o pracę (art. 171 § 3 k. p).
4. Kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi.
5. Potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
6. Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony.
7. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
